Conditions Générales de Vente

(Prestation informatique, Matériel, Hébergement et Maintenance)
— Dernière mise à jour le 1er janvier 2024 —

1- PAIEMENT DES PRESTATIONS ET HÉBERGEMENT 

Le règlement des loyers d’hébergement et des tickets interventions est effectué par prélèvement automatique entre le 1er et le 5 de chaque mois. 

Les loyers sont exigibles et payable au plus tard le 10 du mois. Le non-respect de cette clause peut entraîner la suspension ou bien la réalisation du contrat d'hébergement. 
Nos tarifs peuvent être révisés au début de chaque année. Cette mise à jour prend effet dès le 1er janvier ou à compter de la date anniversaire du contrat. Cette révision suit l’évolution du marché et des prix et n'est applicable que sur le montant des loyer d'hébergement, elle ne peut excéder 5% par an. Cet ajustement n'est pas systématique et fait l'objet d'un préavis envoyé par mail 30 jours avant la date d'exécution de l'augmentation ou sous la forme d’un nouveau devis.

Dans le cas de prélèvement automatique, les loyers sont prélevés chaque début de mois entre le 1er et le 5 du mois courant. Il est proposé à nos Clients hébergés, et ce de façon exceptionnellement, d'effectuer le règlement de certaines Factures de prestations par prélèvement automatique. Un mail est envoyé 15 jours après échéance avec la Mention "SAUF AVIS CONTRAIRE DE VOTRE PART". Le montant de la facture faisant l'objet du prélèvement ne peux en aucun cas être supérieur à 50.000 XPF.

Pour l'hébergement des sites web le paiement doit impérativement être effectué par prélèvement automatique. En cas de non paiement d'une échéance l'administration du site est limité à la consultation uniquement. Dans le cas ou le cumul des impayés est supérieur à 3 mois, le lien du site (DNS) concerné est redirigé vers une page générique qui indique la mise en veille du site web. Si il n'y a pas de régularisation au delà d'une période de 6 mois, le site est archivé et le lien de connexion sur nos serveur est supprimé.

2- LES TICKETS D'INTERVENTION

Une permanence technique ainsi qu'une veille informatique sont assurées aux heures de bureau, du lundi au vendredi, de 8h00 à 18h00 et le samedi de 8h00 à 12h00. Toute intervention ou débogage doit faire l'objet d'une demande par SMS au 82.39.70. Une demande de Ticket (Jeton) d'intervention est mise à jour par nos services accessible sur le Portail du compte du Client.

Toute intervention demandée par le client en dehors des heures ouvrables doublera le nombre de Ticket utilisé lors de l’intervention. Une veille informatique peut être assurée à la demande du client en dehors des heures de bureau. L’utilisation du Ticket nécessite une action de notre service technique. Dans le cas d’une intervention de maintenance, d’une simple demande de renseignement ou panne du serveur, aucun Ticket n’est utilisé quelle que soit la durée de l’intervention. 
2.1 Dans le cas d'une erreur de manipulation de l'utilisateur, il est possible d'extraire une copie intégrale de l’activité, de moins de 48 heures. La décompression et l'installation d'une sauvegarde peut entraîner des frais si cette opération est faite à la demande du Client.
2.2 Toute intervention effectuée par notre service technique à la demande du Client ou de l’un de ses employés, suite à une erreur de manipulation d'un utilisateur, fait l'objet d'une facture ou le cas échéant à l’utilisation d’au moins un Ticket d’intervention.

Intervention et Assistance : Supports et Tickets (Jetons)

3 - LA GESTION DES DONNÉES DU CLIENT

Nos contrats incluent l'implémentation complète des données de la société (Adresse, Identifiants RIDET/KBis, création des comptes employés et utilisateurs, base de données Clients et Fournisseurs, Gestion et importation des Articles hors gestion des Stocks, plan comptable général, création de journaux, modes de règlement). La mise en service d'un contrat de service ou d'hébergement implique automatiquement l'application des conditions de confidentialité concernant la protection des données de nos clients.
La totalité de ces données doit être fournie intégralement et exclusivement par le client sous la forme de tableaux XLS ou CSV. ARTUS propose un modèle type à compléter et valider, ce document est mis en ligne sur un Drive et partagé à la demande du Client. 
En cas d’incohérence du contenu (doublon, code non conforme) le fichier sera rejeté par le logiciel. Par ailleurs, le nombre de difficultés rencontrées lors de l’import implique un allongement du temps de mise en service du logiciel, ce qui entraînera un surcoût, d’où la nécessité de réaliser un important travail de contrôle en amont. 
ARTUS ne peut être tenu responsable de la validité des éléments fournis par le Client, tant sur la forme que sur le contenu.
La gestion des Stocks est sensible et souvent complexe, que ce soit dans son acquisition, que dans la mise à jour et le suivi des quantités. Ce module doit faire l’objet d’une étude préalable et d’une procédure rigoureuse de l’intégration des données. ARTUS peut intervenir et accompagner sur les méthodes à mettre en place, mais ne peut, en aucun cas, une fois les stocks d’origine mis à jour, être tenu responsable, des quantités d’articles et/ou de leur affectation dans les lieux de stockage. Il est impératif que le Client vérifie et mette à jour les données avant la mise en service du logiciel. Des méthodes de suivi, et d’équipements d'inventaire spécifique peuvent être proposés ou préconisés par ARTUS après la mise en service. Il est recommandé de les suivre scrupuleusement pour une gestion et une valorisation optimale dans le temps. Une assistance technique peut être proposée par ARTUS pour normaliser la gestion des stocks.
La multiplication des sources d’importation de données, ainsi que la multiplication des différentes versions proposées par le Client peuvent altérer le contenu du fichier d’importation. Les données sont importées en une seule fois à partir de l'ultime fichier fourni et validé par le Client. Toute importation additionnelle est considérée comme une prestation additionnelle au contrat initial. 
Un travail important, en termes de temps, est souvent nécessaire tant pour le traitement des données que pour l’importation. L’estimation de départ est donnée à titre indicatif, toute surcharge de travail souvent due à la méthode de collecte des données ou à sa forme peut faire l’objet d’une facturation complémentaire. Dans le cas de difficultées rencontrées lors du traitement des données du Client, nous disposons d’outils de gestion de base de données qui nous permettent de croiser ou comparer différentes sources de données (Nom, Code articles client ou fournisseur, Code barre, …). L’utilisation de ce type d’outil complexe ne peut en aucun cas être inclus dans le devis initial.

4 - COMMANDE DE MATÉRIEL

Toute commande de matériel implique l’adhésion sans réserve aux conditions générales de vente. La commande est validée dès lors que le paiement est effectué, sauf additif stipulant des conditions particulières. Les délais sont toujours communiqués à titre indicatif et peuvent varier selon les possibilités d’approvisionnement. 
En raison de la possible volatilité des frais de transport et de l'évolution du prix de certaines matières premières, certains coûts peuvent être révisés à la réception du matériel et entraîner une modification sur la facturation définitive .

Il est toutefois possible et sous certaines conditions, d'en définir la limite ou d’en bloquer le montant selon le type et l’origine du matériel commandé, le mode de transport et les délais de livraisons. Ces conditions doivent être dûment précisées lors de la validation du Devis.

5 - MAINTENANCE DU MATÉRIEL

Toute intervention sur le matériel informatique du Client est soumise : soit à un contrat de maintenance préalablement établi entre ARTUS et le client ; soit à l’utilisation de Tickets d’intervention facturés sur la base du temps passé et du déplacement sur site.

6 - LES FORMATIONS

Les formations s’effectuent sur les différents postes de travail du Client selon les dispositions prises dans le devis initial. Elles comportent généralement la prise en main du logiciel par les personnes et les postes désignés par le Client. 
Les formations complémentaires et/ou techniques, telles que la comptabilité, la gestion de stock, la gestion des commandes clients et fournisseurs, etc., sont effectuées de préférence dans les locaux d’ARTUS qui dispose de salles de formation adaptées. Des tutoriels vidéo peuvent être réalisés à la demande du client, les conditions de réalisation sont précisées dans notre contrat d'hébergement. Toute commande de formation complémentaire fait l’objet, impérativement, d’un règlement avant le début de la prestation.

7 - INSTALLATION DU LOGICIEL

Les Solutions de Gestion proposées par ARTUS sont exclusivement Open Source (libre de droits d’exploitation). Notre Progiciel de Gestion est destiné à la gestion des Vente ou toute forme d’exploitation Commerciale. Les principaux modules que nous installons dans la version standards sont : Vente - Achat - Devis - Facturation - Gestions des Stock. Tout module additionnel fait l’objet d’une installation spécifique et d’un devis complémentaire pour son déploiement et la formation des utilisateurs, (la gestion de la comptabilité n’est pas incluse dans la version standard, la totalité des données comptables traitées par le logiciel peuvent être importés ou exportés sous format XLS ou CSV).
Chaque Module « Standard » installé dispose des fonctions indispensables à une exploitation basique, ces modules très complets ne nécessitent généralement aucune adaptation spécifique ou particulière. Dans le cas où celles-ci ne sont pas détaillées au devis initial, ARTUS propose la création de fonctions ou de champs interactifs spécifiques. Toute personnalisation doit faire l’objet d’un cahier des charges précis et rigoureux et d’un Devis de développement. Toutes nos solutions sont déployées sur serveur distant.
L'éditeur propose un nombre important d'applications complémentaires, certaines sont proposés ou mises à disposition gratuitement par ARTUS en fonction des applications disponibles et des besoins du Client. De nombreuses autres applications sont proposées par l'éditeur Odoo, et peuvent être achetées et installées à la demande du Client sur son serveur. Les fichiers d'installation dûments acheté et payées par le Client, sont transférés sans conditions, sur simple demande à un nouveau prestataire en cas de cessation du contrat d'hébergement. Les applications fournies gratuitement ne pourront pas être réclamées par le Client, celles-ci sont toutefois disponibles sur le site de notre éditeur. Tous ces modules et applications sont mis à jour régulièrement par ARTUS afin de faire bénéficier à ses Clients hébergés des dernières évolutions.

8 - TRAVAUX DE DÉVELOPPEMENT LOGICIEL

Chaque intervention ou modification sur un Module, qu’il soit Standard ou Spécifique, nécessite le concours de l’un de nos techniciens ou ingénieurs développeurs. Toute adaptation ou modification d’un Module natif (standard) devra obligatoirement faire l’objet d’une étude préalable afin d’en évaluer et d’en valider la faisabilité. Une proposition commerciale sera proposée et devra être validée par le Client pour engager son développement et sa mise en œuvre. Le règlement des travaux de programmation ou développement spécifique devra impérativement être fait à la commande.
Toutes modifications ou programmations spécifiques nécessitent l’intervention d’un Développeur compétent et habilité par notre responsable technique et ne peut se faire sans un contrôle de compatibilité strict avec le Logiciel ou les modules déjà installés.
Dans le cas d'utilisation d'application spécifiques 'Métier" développés ou personnalisés par nos soins et mis à disposition des clients pour un usage dédié à leur activité, ARTUS informatique se réserve le droit de ne pas diffuser les fichiers sources afin de préserver l'intégrité de son travail. Le client ne peut en aucun cas réclamer des droits sur les applications mis à sa disposition. Certains travaux de personnalisations sur ces modules spécifiques peuvent toutefois être demandé par le client, ceux-ci seront perdus si ce client renonce au contrat d'hébergement qui le lie à ARTUS informatique.

9- LITIGE

En cas de retard de paiement de plus de 30 jours, une indemnité forfaitaire de 5 000 XPF et intérêts de retard égal à 3 fois le taux d’intérêt légal en vigueur sur le montant impayé seront dus. Un courrier recommandé est envoyé avec un préavis de 30 jours. En cas de non réponse à cette relance l'hébergement peut être suspendu de plein droit. Une sauvegarde de l'ensemble de la base de données est effectuée et mise à la disposition du client sans contrepartie exigible et ce afin qu'aucune donnée de gestion ne soit perdue.